Kutitë për ruajtjen e dokumenteve dhe letrave

2024 Autor: Sierra Becker | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2024-02-26 06:33

Renditja në dokumente është e rëndësishme për rezultate optimale dhe të shpejta të punës. Kjo ju lejon të gjeni shpejt letrat e nevojshme, si dhe t'i mbroni ato nga ndikimi i faktorëve të jashtëm. Për të siguruar sistemimin dhe sigurinë e dokumenteve, duhet të dini se si t'i arkivoni ato në mënyrë korrekte dhe çfarë mjetesh nevojiten për këtë.

Arkivimi i dokumentit

Çdo sferë e jetës njerëzore që nga lindja deri në ditën e fundit shoqërohet me shkresa. Ato mund të kenë rëndësi, vlerë, kohëzgjatje të ndryshme të ruajtjes. Por fakti që shumica e tyre duhet të mbahen në gjendjen e duhur për një kohë të caktuar është fakt. Për të siguruar ruajtjen e letrave për një periudhë të gjatë, përdorni kuti për ruajtjen e dokumenteve. Sot ato mund të blihen lirisht ose mund të bëhen me dorë.

Rëndësia e ruajtjes së letrës

Ka gjithmonë nevojë për të ruajtur origjinalet dhe kopjet.

• Të vogla, të mesme dhendërmarrjet e mëdha, në agjencitë qeveritare, arkivimi është një kërkesë ligjore.
• Në zyrë, veçanërisht në HR, kontabilitet, kompani tregtare, kjo ju lejon të optimizoni procesin e punës, të shkarkoni zonën e punës dhe të siguroni vazhdimësinë e funksioneve si për punonjësit e rinj ashtu edhe për ata ekzistues.
• Në shtëpi, kjo siguron rendin dhe aftësinë për të gjetur letrat e nevojshme në kohën e duhur, duke përfshirë edhe në rrethana emergjente.

Aksesorë arkivimi

Kutitë e ruajtjes së dokumenteve përdoren më së shpeshti për të kursyer letrën. Sot, boshllëqet për ta janë në dispozicion për shitje falas. Si rregull, ato ofrohen për letra A4. Por ka edhe përmasa të tjera. Disa prodhues u ofrojnë konsumatorëve kuti të veçanta letre në të cilat mund të ruhen disa kuti letrash. Ato shiten të pamontuara dhe një udhëzim i thjeshtë e bën të lehtë për çdo blerës t'i montojë. Përdorimi i kutive të tilla ju lejon të heqni qafe letrat e panevojshme të biznesit, dhe nëse është e nevojshme, të gjeni shpejt dokumentin e duhur. Formati i zgjedhur siç duhet i kutisë ju lejon të zgjidhni në mënyrë optimale çështjen e hapësirës dhe të kurseni materiale të vlefshme për një kohë të gjatë. Dhe një strukturim i qartë i origjinaleve dhe kopjeve nganjëherë rrit shpejtësinë e detyrave nga punonjësit.

Ruajtja e dokumenteve në zyrë

Kutitë e kartonit janë zgjidhja më e mirë për mbrojtjen e letrave nga elementët në vendin e punës.ruajtjen e dokumenteve. Për t'i përdorur ato, është e nevojshme që materialet të shpërndahen në grupe sipas temave dhe t'i grumbullohen ato në masë, ose në skedarë të veçantë, ose në dosje, dosje ose lloje të tjera të tyre. Dhe pastaj merrni kutitë në përputhje me dimensionet e kërkuara. Ato janë të lira, kështu që ju mund të blini sasinë që ju nevojitet. Kutitë karakterizohen nga hapësirë, qëndrueshmëri dhe mirëdashësi mjedisore. Hapësirat e duarve e bëjnë të lehtë marrjen dhe mbajtjen përreth, ndërsa kapaku (i varur ose i lëvizshëm) mban pluhurin jashtë. Jashtë në karton mund të nënshkruani llojin e dokumenteve. Si rregull, kutitë e ruajtjes së zyrës shiten të pamontuara me udhëzime grafike të printuara, kështu që ato mund të montohen dhe çmontohen lehtësisht dhe, nëse është e nevojshme, të fshihen në një vend të izoluar.

Dorëzimi i dokumenteve për kursime afatgjata

Asnjë agjenci e vetme qeveritare ose ndërmarrje private që kryen biznes serioz nuk mund të bëjë pa arkivuar dokumente. Dokumentacioni administrativ, tatimor, personeli, kontabël dhe dokumentacioni tjetër ka një periudhë të ndryshme ruajtjeje, e cila rregullohet nga lista nr. 578. Kjo është një procedurë e detyrueshme, e cila shpesh parashikon një periudhë kursimi mjaft të gjatë (deri në 75 vjet). Në këtë rast, të gjitha letrat renditen, futen në kuti dhe dorëzohen në ambientet e parashikuara për këto qëllime. Ekzistojnë kërkesa të veçanta për kutitë në këtë rast: ato duhet të jenë prej kartoni të qëndrueshëm (në mënyrë ideale, nëse plotësojnë kërkesat GOST, atëherë ato gjithashtu kanëngjashëm me periudhën e specifikuar të garancisë). Në këtë rast, është më mirë të përdorni kuti arkivore për ruajtjen e dokumenteve dhe kutive të kartonit. Këto të fundit janë enë për disa kontejnerë për letra. Ata kanë vargje pasi janë të destinuara për ruajtje afatgjatë.

Për lehtësi, mund të merrni edhe kuti për ruajtjen vertikale dhe horizontale të materialeve. Gjithashtu duhet pasur parasysh se ka ndërmarrje private që janë të gatshme të bëjnë kontejnerë letrash sipas dimensioneve të dhëna nga klienti.

Arkivi kryesor

Çdo i rritur duhet të shqetësohet për mbajtjen e letrave të rëndësishme brenda mureve të shtëpive të tyre. Në fund të fundit, shumë shpesh ju duhet të siguroni dokumente që konfirmojnë identitetin tuaj, arsimimin, pronësinë e pronës, etj. Për të shmangur shpenzimet e panevojshme financiare dhe për të qenë në gjendje të ushtroni të drejtat tuaja, duhet të mbani kartat e garancisë për pajisjet shtëpiake, manuale për të. funksionimin, faturat e blerjeve. Dokumentet mund të nevojiten urgjentisht në rast urgjence: në rast të një largimi të papritur, zjarri, fatkeqësie natyrore, evakuimi i popullsisë…

Origjinalet dhe kopjet e letrave me vlerë duhet të jenë në një vend, të fshehura nga sytë kureshtarë, të renditura dhe të mbrojtura nga faktorët e jashtëm. Është mirë nëse për këtë qëllim përgatitet një kuti për ruajtjen e dokumenteve në shtëpi. Mund të blihet, të bëhet duke blerë një bosh kartoni në një dyqan për një çmim të vogël, ose mund të përshtatni çdo kuti të panevojshme. Nëse nuk arkivohetorigjinalet, kërkimi i tyre i dhimbshëm do të sigurohet dhe restaurimi në rast humbjeje do të kërkojë shumë kohë, financa dhe më e rëndësishmja, nerva.

Organizimi i vlerave të shtëpisë

Për të blerë kuti për ruajtjen e letrave dhe dokumenteve ose për t'i bërë ato vetë, duhet të çmontoni të gjitha materialet dhe t'i renditni në grupe, për shembull:

• dokumentet personale;
• letra që tregojnë pronësinë;
• marrëveshje kredie, pagesa për transaksione;
• punime për gjendjen shëndetësore të anëtarëve të familjes, ekzaminimet e kaluara, mendimet e mjekëve;
• materiale që konfirmojnë pagesën për mallrat, kartat e garancisë, etj.

Është e nevojshme të merret parasysh periudha e vlefshmërisë së letrave me vlerë, sepse disa prej tyre mund të mos jenë të rëndësishme në momentin e analizës.

Këshilla për shpërndarjen e materialit

Origjinalet dhe kopjet mund të ndryshojnë në madhësi, kështu që kutitë e dosjeve mund të bëhen gjithashtu që të përputhen. Në këtë rast, origjinalet mund të renditen:

• sipas rëndësisë;
• sipas madhësisë;
• sipas periudhës së rëndësisë;
• sipas llojit (punë, shtëpi…);
• në ngjarjet.

Një sistem i tillë do të kursejë kohë për të kërkuar letrat e duhura dhe do t'i mbrojë ato nga fëmijët, të huajt dhe faktorët e jashtëm.

Kutitë ruajtëse DIY

Dallimi kryesor midis materialeve familjare dhe zyre është madhësia e tyre: në punëkjo është zakonisht A4, ndërsa në shtëpi letra është shumë e ndryshme. Prandaj, ju mund të bëni kuti për ruajtjen e dokumenteve me duart tuaja. Ka disa opsione:

1. Mund të blini një bosh në çdo departament familjar të supermarketit dhe, duke ndjekur udhëzimet, ta montoni.
2. Nëse ju nevojitet një kuti me përmasa të vogla, atëherë duhet të merrni vizatimet, t'i shkarkoni, t'i transferoni në karton dhe t'i ngjitni. Nëse dimensionet e specifikuara nuk i përshtaten përdoruesit, mund ta transferoni vizatimin në letër, duke ulur disa herë përmasat e pjesës së punës.
3. Opsioni më i lehtë është të merrni çdo kuti që nuk ju nevojitet dhe ta vendosni në ruajtje për origjinalet.
4. Bëni sipas vizatimit tuaj. Kështu, për shembull, për të bërë një kuti për dokumente personale (pasaporta, certifikata lindjeje, të drejta, diploma arsimore), duhet të merrni 2 fletë letre të fortë (karton), të prisni një katror të madhësisë së kërkuar nga secila, shtoni një shtesë prej 1,5 cm në një (për kapakun). Më pas palosni secilën fletë në gjysmë dhe përgjatë diagonaleve të ndryshme. Duhet të ketë 3 rreshta në total. Tjetra, qoshet duhet të përkulen në qendër, dhe më pas secila anë duhet të paloset në mënyrë që buza e saj të kalojë në mes të fletës. Hapi i fundit është të montoni kutinë e letrës përgjatë vijave ekzistuese dhe të ngjitni anët.

Në të njëjtën kohë, çdo kuti e tillë mund të dekorohet në përputhje me ngjyrën e brendshme duke përdorur letër me ngjyrë, ngjitës, gërshërë. "Kasafortat" e mbushura duhet të mbahen larg nga rrezet e diellit direkte, lagështia dhe fëmijët.

Dokumentet janë shoqërues të jetës njerëzore. Ju mund të siguroni sigurinë e tyre me ndihmën e kutive për ruajtjen e dokumenteve në arkiv, dhe nëse situata financiare nuk e lejon këtë, atëherë mund t'i ndërtoni vetë duke përdorur materiale të improvizuara. Dhe më pas ofrohet një atmosferë e qetë në punë dhe në shtëpi.